Узагальнення стану організації архівної справи в Калинівському районному суді Вінницької області

Узагальнення

стану організації архівної справи в Калинівському районному суді Вінницької області

Відповідно до Законів України „Про судоустрій і статус суддів”, „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Типового положення про архівний підрозділ державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи і організації, затвердженого наказом державного комітету архівів України від 06.08.2002 року № 58  та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20.08.2002 року за № 682/6970, на підставі Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 року № 182 та відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів, щорічно, після закінчення календарного року, необхідно проводити добір судових справ та документів діяльності суду для постійного зберігання у відповідних державних установах; перевіряти правильність визначення строків, протягом яких належить зберігати кримінальні, цивільні справи, справи про адміністративні правопорушення, які перебувають у загальному діловодстві; узгоджувати строки передання судових справ на державне зберігання з відповідною державною архівною установою.

            У Калинівському районному суді усі судові справи із закінченим провадженням та інші документи після закінчення календарного року передаються до архіву суду.  Про передачу справ до архіву суду складається акт, який підписується членами комісії та затверджується головою суду.

            Перед переданням справи до архіву суду на всі справи та справи, які перебувають у загальному діловодстві і підлягають постійному зберіганню, складаються описи справ. Річні розділи описів на справи  постійного зберігання складаються секретарем суду. Після закінчення опису складається засвідчувальний аркуш.

            Річний розділ кожного опису закінчується підсумковим записом, який засвідчується підписами старшого секретаря суду, голови експертної комісії та узгоджується з головою суду.

            В місцевому суді є два архіви – архів для закінчених провадженням справ, який знаходиться в окремому ізольованому приміщенні, та архів для поточних справ та справ, не закінчених провадженням, який знаходиться в канцелярії суду.

Всі справи, закінчені провадженням, зберігаються в архіві, двері якого оббиті металом.

Архів місцевого суду обладнаний спеціальними стелажами, що відповідає встановленим нормам, передбаченим п.11.2 Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду.

Наприкінці календарного року в Калинівському районному суді проводиться підготовка та оформлення судових справ та документів діяльності суду згідно з номенклатурою справ суду для передачі для зберігання в архіві суду.

            В зв’язку з цим керівником апарату суду щороку в жовтні-листопаді перевіряється стан архіву суду щодо забезпечення належних умов для збереження архівних справ.

            Приміщення архіву повинно бути ізольованим від інших приміщень суду, санітарно-технічних комунікацій, сухим, гарантовано убезпеченим від затоплення і пожежобезпечним.

У приміщенні архівосховища слід підтримувати постійну температуру повітря (+14...+20*С), а відносну вологість повітря – від 45 до 60 відсотків.

Окрім справ та інших документів в приміщенні архіву місцевого суду зберігаються бланки діловодства, папір.

В приміщенні архіву суду проведено опалення, встанволено кондиціонер.

Всі поточні справи, не закінчені провадженням, та справи, які знаходяться на контролі, зберігаються в  поточному архіві суду.

Архіви обладнані охоронною сигналізацією.

Організація діловодства та організація архівної справи в Калинівському районному суді, загалом, відповідає вимогам Інструкції з діловодства у загальному місцевому суді та Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів справ та документів діяльності суду.

15 квітня 2021 року                                                                А.Є. Олексюк