Засади використання автоматизованої системи документообігу Калинівського районного суду Вінницької області

23 червня 2026, 08:37

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів суддів

№3 від 22 червня 2026 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу Калинівського районного суду Вінницької області

Загальні положення

Дані Засади використання автоматизованої системи документообігу (далі – Засади) розроблені та затверджені на виконання пункту 1.4.8. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 та погоджене наказом Державної судової адміністрації України від 29 листопада 2024 року № 529 (далі – Положення) за результатами розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.
Засади розроблено з метою врегулювання окремих питань, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу у Калинівському районному суді Вінницької області (далі – Суд), особливостей автоматизованого розподілу судових справ між суддями, порядку формування колегій суддів для здійснення автоматизованого розподілу судових справ, що віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814, інших нормативно-правових актів та Положення.
У суді використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи.
Засади вносяться до АСДС та оприлюднюються на офіційному сайті суду не пізніше наступного робочого дня, що настає після проведення зборів суддів, на яких затверджено Засади.
У разі внесення змін до Засад збори суддів Калинівського районного суду Вінницької області новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад. Засади (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному сайті суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду - щодо суддів та керівника апарату суду - щодо працівників апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи відповідно до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст з інформаційних технологій Калинівського районного суду Вінницької області.

Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Засадами інформацію.
Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор-головний спеціаліст.
Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапи її руху у суді

3.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату суду, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Розподіл судових справ між суддями

4.1. Розподіл судових справ в Суді здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

4.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);
повторного автоматизованого розподілу судових справ.

4.3. Автоматизований розподіл судових справ, матеріалів, які підлягають до розгляду негайно або в межах доби, відповідно до вимог процесуального законодавства, а також клопотань (подань), заяв та скарг учасників кримінального провадження під час досудового розслідування, здійснюється одразу після їх реєстрації в АСДС.

4.4. У разі необхідності здійснення автоматизованого розподілу судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі (вихідні та святкові) дні у суді встановлюється чергування слідчих суддів та працівників апарату суду , а автоматизований розподіл здійснюється на слідчого суддю, який визначений в затвердженому головою суду (особою, що виконує його обов’язки) графіку чергування слідчих суддів.

4.5. Збори суддів Калинівського районного суду Вінницької області мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням та цими Засадами.

4.6. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;
за десять робочих днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
за один робочий день, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
за три робочих дні, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
у період відпустки судді;
за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
під час тимчасової непрацездатності судді;
у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

4.7. Окрім випадків передбачених в пункті 2.3.3. Положення, пункті 4.6 Засад, не розподіляються щодо конкретного судді:

- судові справи, матеріали під час перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті;

- заяви про відвід (самовідвід) інших суддів у кримінальних провадженнях у разі якщо суддя був раніше відведений у такій справі.

4.8. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює головний спеціаліст по роботі з персоналом (особа, яка виконує обов'язки), перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:

- відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «відпустка», «відрядження», проводиться на підставі наказу голови суду про відрядження чи надання відпустки судді;

- відмітка «нарадча кімната» та зняття цієї відмітки проводиться на підставі розпорядження керівника апарату суду за доповідною запискою секретаря судового засідання, за вказівкою головуючого судді із зазначенням дати і часу видалення до нарадчої кімнати;

- відмітка «хвороба» проводиться з першого дня непрацездатності на підставі відповідного повідомлення судді головному спеціалісту по роботі з персоналом (особі, яка виконує обов’язки), про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належним чином;

- відмітка у табелі «інше» встановлюється суддям суду на підставі наказу/розпорядження голови суду (особи, яка виконує його обов'язки) щодо участі в діяльності суддівського самоврядування, або іншій діяльності, що не пов'язана із здійсненням судочинства.

Здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

5.1 Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
- Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
- Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи
- Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів відповідного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.
- Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у пункті 5.1 цих Засад, не допускається.
- У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Засад та Положення.

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

6.1 Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:

клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;
судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.
заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;
заяви про перегляд заочного рішення;
заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
заяв про відновлення втраченого судового провадження;
заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

Клопотання (подання, скарги), які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР) передаються для розгляду раніше визначеному слідчому судді.
За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді.
У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді, (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження тощо), у випадках , передбачених підпунктами 6.1.1 – 6.1.13 пункту 6.1 Засад, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки встановлені чинним законодавством, такі справи, заяви, клопотання підлягають автоматизованому розподілу.
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі слідчого судді (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження тощо), або перебування його у нарадчій кімнаті, (п.6.2 Засад) у випадках надходження клопотань (подань), заяв та скарг по одному кримінальному провадженню, наступний слідчий суддя для розгляду подальших клопотань (подань), заяв та скарг в межах цього кримінального провадження обирається шляхом автоматизованого розподілу між всіма слідчими суддями, що беруть участь в розподілі відповідно до даних табелю обліку робочого часу;

Після того, як відпадуть обставини, за яких було визначено наступного слідчого суддю в межах одного кримінального провадження, всі клопотання (подання), заяви та скарги по цьому провадженню, що надходять до суду, передаються раніше визначеному слідчому судді.

6.6 Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 8 Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 3.4, 2.3.21 Положення.
Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

7.3 Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.

За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

7.5 У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справи або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід (самовідвід) судді, слідчого судді,

7.6 Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Особливості функціонування автоматизованої системи в Калинівському районному суді Вінницької області

8.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Засад фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 1 пункту 8 Засад обставин.
У разі настання обставин, зазначених у підпункті 1 пункту 8 Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та підпункту 2.3.13 Положення.
Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 1 пункту 8 Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Засадами інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

9.1 Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою судді, а у випадках визначених процесуальною невідкладністю, такі справи передаються негайно.

9.2. Інформація щодо передачі судової справи, щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи у строки, встановлені Законом.

Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

10.1 Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідно до підпунктів 2.6.1 - 2.6.2 пункту 2.6 Положення.

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили, направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

Прикінцеві та перехідні положення.

11.1 Ці Засади набирають чинності 22 червня 2026 року.

11.2 З дня набрання чинності цими Засадами втрачають чинність Засади, затверджені рішенням зборів суддів Калинівського районного суду Вінницької області від 24.04.2015, протокол №8 (зі змінами).