ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом керівника апарату
Калинівського районного
суду Вінницької області
від «04» січня 2011р. №1-0
П О Л О Ж Е Н Н Я
ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ КАЛИНІВСЬКОГО
РАЙОННОГО СУДУ ВІННИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ
1. Загальні положення
1.1. Канцелярія Калинівського районного суду Вінницької області (далі – суд) є структурним підрозділом Калинівського районного суду Вінницької області та підпорядковується йому.
1.2. Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби та цим положенням, посадовими інструкціями, Правиламивнутрішнього трудового розпорядку, Правилами поведінки державного службовця, Правилами поведінки працівника суду.
1.3. Канцеляріявиконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду.
1.4. Канцелярія підпорядковується безпосередньо керівнику апарату суду.
1.5. Керівництво канцелярії:
1.5.1.Канцелярію очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду.
1.5.2 Інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату суду.
1.6. Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.
2. Структура канцелярії
2.1. Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату) суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Вінницькій області області.
2.2. До складу канцелярії входять старший секретар суду,секретарі суду, діловод суду, друкарка,.
2.3. Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.
3. Основні завдання
3.1. Дотримання загальних правил ведення судового діловодства в суді та порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.
3.2. Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.
3.3. Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.
3.4. Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.
3.5. Здійснення прийому громадян.
3.6. Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.
3.7. Забезпечення зберігання речових доказів.
3.8. Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.
4. Функції
4.1. Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: позовних заяв, скарг, заяв тощо.
4.2. Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
4.3. Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.
4.4. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
4.5. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.
4.6. Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.
4.7. Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
4.8. Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
4.9. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
4.10. Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.
4.11. Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
4.12. Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.
4.13. Належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії.
4.14. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
надійшли з інших судів України та іноземних держав.
4.15. Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.
4.16. Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.
4.17. Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.
4.18. Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.
4.19. Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.
4.20. За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.
4.21. Проведення узагальнення роботи суду.
4.22. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.
4.23. Заповнення статистичних карток на підсудного (обвинуваченого) за
допомогою техніко-технологічних засобів.
4.24. Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Вінницькій області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїм місцезнаходженням.
4.25. Заповнення карток обліку сум матеріальної і моральної шкоди, завданих злочином.
4.26. Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.
4.27. Кожен звітний період проведення аналізу даних судової статистики
з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства.
4.28. Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярії суду, на звернення інших відомств.
4.29. Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики.
4.30. Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.
4.31. Організація роботи архіву суду.
4.32. Забезпечення зберігання документів, які надійшли до архіву суду.
4.33. Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів, що закінчені діловодством згідно з чинними правилами шифрування справ.
4.34. Здійснення контролю за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву, виконання цієї роботи.
4.35. Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.
4.36. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.
4.37. Підготовка необхідних довідок на основі відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.
4.38. Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.
4.39. Контроль за додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву.
4.40. Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.
4.41. Забезпечення доставки речових доказів до приміщення суду.
4.42. Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.
4.43. Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.
5. Організація роботи
5.1. Канцелярія складається з одного сектору – з цивільних, адміністративних справ, з кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення, архіву та експедиції суду, який очолює старший секретар суду.
5.2. Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.
5.3. Старший секретар несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.
5.4. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.
5.5. Посадові обов'язки кожного співробітника канцелярії установлюються старшим секретарем сектору канцелярії виходячи із завдань, визначених цим Положенням, та затверджуються керівником апарату суду.
5.6. Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.
5.7. У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.
5.8. Старший секретар та інші працівники канцелярії свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.
6. Права
6.1. Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.
6.2. В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.
6.3. Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.
6.4. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду.
6.5. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію
для виконання своїх завдань та обов'язків.
7. Відповідальність канцелярії
7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе старший секретар суду.
7.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:
7.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.
7.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.
7.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.
7.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової дисципліни.
7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.
7.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.
7.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
8. Заключні положення
8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту Положення реальному стану справ у канцелярії старшим секретарем суду, співробітником канцелярії або іншою особою необхідно звернутися до відповідального за ведення кадрової роботи в суді, із заявкою на внесення змін і доповнень у Положення.
8.2. Внесена пропозиція розглядається , відповідальним за ведення кадрової роботи в суді протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
8.3. Внесення змін і доповнень у Положення затверджується керівником апарату суду.
О З Н А Й О М Л Е Н І :
Старший секретар суду Л.М. Романюк
Секретар суду Л.А. Коваль
Секретар суду Н.В. Зоря
Діловод _ К.Й. Гедз
Друкарка ___________________ Л.П. Гупало
_03_03.png)
