ПОЛОЖЕННЯ КАЛИНІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ВІННИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ ПРО ПОРЯДОК ОБЛІКУ, ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ ДОКУМЕНТІВ, СПРАВ, ВИДАНЬ ТА ІНШИХ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ, ЯКІ МІСТЯТЬ СЛУЖБОВУ ІНФОРМАЦІЮ.

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

    Інструкція визначає обов’язковий для всіх працівників Калинівського районного суду Вінницької області порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації.

    Склад працівників, що мають доступ до документів, що містять службову інформацію та перелік документів, що містять службову інформацію складаються та затверджуються експертною комісією Калинівського районного суду Вінницької області.

    На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються  гриф "Для службового користування" і номер примірника.

    Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

    Необхідність проставляння грифа «Для службового користування» визначається на підставі визначеного переліку документів Калинівського районного суду Вінницької області, що містять службову інформацію.

    Голова та керівник апарату Калинівського районного суду Вінницької області мають право зняти гриф «Для службового користування» з відповідних документів.

    Особи, що затверджені відповідальними за зберігання та використання документів, що становлять службову інформацію несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування».

    Особам, що мають доступ до документів з грифом «Для службового користування» підлягають ознайомленню з даним положенням та переліком документів з грифом «Для службового користування».

    Під час роботи з документами з грифом «Для службового користування» слід керуватись: Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію; інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді.

2. ПРИЙМАННЯ, ОБЛІК ТА СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З ГРИФОМ «ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ».

Приймання і облік (реєстрація) документів з  грифом  "Для службового користування" здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації.

    На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до організації,  у тому  числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та  примірників  документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

    Документи з грифом "Для службового користування",  які надійшли помилково, повертаються відправнику або  пересилаються адресатові.

    На кожному документі затвердженому в перелік документів Калинівського районного суду Вінницької області, що містять службову інформацію, проставляється гриф «Для службового користування» (ДСК).

3. РОЗМНОЖЕННЯ ТА РОЗСИЛАННЯ (ВІДПРАВЛЕННЯ) ДОКУМЕНТІВ.

    Відповідальність за розмноження та розсилання документів несуть працівники Калинівського районного суду Вінницької області, які мають доступ до документів з грифом «Для службового користування».

    Розмноження та розсилання документів з грифом «ДСК» здійснюється з дозволу голови, заступників голови та керівника апарату Калинівського районного суду Вінницької області.

4.ФОРМУВАННЯ ВИКОНАНИХ ДОКУМЕНТІВ У СПРАВИ.

    Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок  формування цих справ передбачається номенклатурою справ несекретного діловодства.

Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового  користування", повинні бути віднесені до категорії   обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування".

Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

5. ВИКОРИСТАННЯ ДОКУМЕНТІВ. ЗНЯТТЯ ГРИФА «ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ».

До роботи з документами з грифом «ДСК» допускаються працівники суду, які мають безпосереднє відношення до цих справ, згідно з затвердженим складом працівників Оболонського районного суду міста Києва, які мають доступ до документів з грифом «Для службового користування».

Забороняється користуватися відомостями з  документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової  інформації, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу голови, заступників голови та керівника апарату Калинівського районного суду Вінницької області допускається опублікування або передання  для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення.

            Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" співробітниками суду, проводиться з дозволу голови, заступників голови та керівника апарату Оболонського районного суду міста Києва.

На обкладинках справ гриф "Для службового  користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.

     Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

6. ВІДБІР ДОКУМЕНТІВ З ГРИФОМ «ДСК» ДЛЯ

ЗБЕРІГАННЯ ТА ЗНИЩЕННЯ.

Підготовка справ для архівного зберігання  (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Мін'юстом, даним положенням та інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді.

Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому  порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

Після знищення матеріалів з грифом "Для   службового користування" в облікових документах   (картках, журналах, номенклатурі справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт N ____ від (дата)".

7. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СХОРОННОСТІ ДОКУМЕНТІВ.

ПЕРЕВІРКА ЇХ НАЯВНОСТІ.

Документи з грифом «ДСК» зберігаються в спеціально обладнаних приміщеннях, сейфах, які надійно замикаються.

Документи з грифом «ДСК», видані для роботи, підлягають поверненню відповідальній особі у той же день.

Окремі документи, з дозволу голови, заступників голови та керівника апарату Калинівського районного суду Вінницької області можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

    Забороняється виносити документи з грифом «ДСК» за межі Калинівського районного суду Вінницької області.

    У разі зміни відповідальних осіб за облік і зберігання документів з грифом «ДСК», складається акт прийому передачі даних документів.

    Перевірка наявності документів з грифом «ДСК» здійснюється щорічно.

8. ОБЛІК ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ

ДОКУМЕНТІВ З ГРИФОМ «ДСК»

Обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням суду, бланки з кутовим та повздовжніми штампами суду, документи про посвідчення осіб, про направлення у відрядження.

Працівники апарату, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток та штампів суду, призначаються наказом керівника апарату.

Облік печаток та штампів ведеться у журналі.

Журнал обліку печаток та штампів включається до номенклатури суду.

Печатки та штампи зберігаються у сейфах.

9. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ПРАЦІВНИКІВ КАЛИНІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ВІННИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ, ЯКІ МАЮТЬ ДОСТУП ДО ДОКУМЕНТІВ З ГРИФОМ «ДСК».

Працівники суду, які є відповідальними за реєстрацію, облік, виготовлення та зберігання документів з грифом «Для службового користування», також працівники які мають доступ до документів з грифом «ДСК» несуть відповідальність відповідно до вимог чинного законодавства.